Idziemy na zakupy, przejścia pracowników – z czym to się je?

Wszystko się zmienia i gdy nic się nie zmienia

W zasadzie czy jest kryzys, czy hossa, zdarzają się przejęcia firm albo ich części, a co za tym idzie – transfery pracowników. Jak to wygląda w praktyce? W tym wpisie opiszę proces od strony prawnej, ale też ludzkiej – czyli co zrobić, żeby po prostu wyszło dobrze.

Przejścia pracowników wynikają ze zmian biznesowych, a nie odwrotnie. Nie piszę tu o “podkupowaniu” pracowników i przejmowaniu (wrogim?) pracowników konkurencji albo dostawców. Piszę o umowie pomiędzy 2 firmami – przejęciu firmy lub jej części albo przeniesieniu części działalności do dostawcy (outsourcing). W każdej z tych sytuacji mamy do czynienia z “przejściem (części) zakładu pracy na nowego pracodawcę” (art. 23.1 kodeksu pracy). Szukając głębiej – dotrzemy do “Acquired Rights Directive” albo “Transfer of Undertakings” (dyrektywa tutaj)

Transfery pracowników mają dwa kierunki – albo pracowników “oddajesz”, albo “przejmujesz”.

Gdy “oddajesz”

To prostsza procedura. W dużym uproszczeniu:

Podpisujesz umowę biznesową z partnerem (klientem/dostawcą), w której uzgadniasz warunki przejścia i inne elementy, w szczególności:
- klauzulę dot. przetwarzania danych osobowych
- umowę o przekazaniu środków z ZFŚS (można ją zawrzeć też później)
- zasady dot. udostępniania Twoich wewnętrznych procedur/dokumentów – np. regulaminów pracy, wynagradzania, telepracy, ZFŚS, zasad dotyczących świadczeń pozapłacowych
Informujesz pracowników lub związki zawodowe. Ważne: jeśli masz u siebie związki zawodowe, to w zasadzie po formalnym poinformowaniu związków zawodowych nie musisz informować pracowników (kuriozum, prawda?)
Przekazujesz “pracodawcy przejmującemu” dane pracowników, procedury, opisy, regulaminy itd. (zgodnie z umową z punktu 1).
Żegnasz się z pracownikami (może warto im jakoś podziękować? zorganizować specjalne spotkanie?)
Przekazujesz teczki osobowe pracowników nowemu pracodawcy

Posprzątane.

Gdy “przejmujesz”

Tu robi się trochę trudniej. Ale spokojnie, po kolei:

Podpisujesz umowę biznesową z partnerem (klientem/dostawcą), w której uzgadniasz warunki przejścia i inne elementy, w szczególności:
- klauzulę dot. przetwarzania danych osobowych
- umowę o przekazaniu środków z ZFŚS (można ją zawrzeć też później)
- zasady dot. udostępnienia wewnętrznych procedur/dokumentów – np. regulaminów pracy, wynagradzania, telepracy, ZFŚS, zasad dotyczących świadczeń pozapłacowych
Porównujesz wszystkie świadczenia, które otrzymują pracownicy po to, żeby zapewnić “takie same lub lepsze” warunki zatrudnienia (to wymaganie prawne, a nie tylko dobra wola pracodawcy). Pamiętaj, żeby sprawdzić też takie rzeczy, jak:
- fundusze emerytalne
- opcje na akcje/akcje
- zniżki na produkty firmy
- dodatkowe dni urlopu/święta
- świadczenia wpisane do umów o pracę/Regulaminu Wynagradzania
- świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)
Decydujesz, co zrobisz ze świadczeniami, które się różnią:
- jeśli masz “lepsze” – nic nie musisz robić 😉
- jeśli są takie, które masz “podobne” – np. opieka medyczna ale w innym zakresie, możesz zmienić dotychczasowe świadczenia albo (co nieco bardziej ryzykowne, ale też możliwe) – stwierdzić, że warunki się nie pogorszyły, bo świadczenie to świadczenie, a detale są nieistotne
- jeśli są takie, które możesz wprowadzić na nowo – możesz je wprowadzić (np. ubezpieczenie na życie/opiekę medyczną itp.)
- jeśli są takie, których nie chcesz/nie możesz utrzymać – czyli wprowadzić dla wszystkich (bo to mogłoby skutkować jakąś dyskryminacją) – możesz je “zmonetyzować”, czyli przeliczyć na złotówki i dodać do wynagrodzenia (zdecydowanie zalecam dokładanie ich jako „dodatki” – wtedy w razie wprowadzenia takich benefitów w przyszłości będzie można się wycofać z „dodatku”)
Przygotowujesz dokumentację. Opcje są w zasadzie 2:
- zostawiasz „jak jest”, czyli nie przenosisz ludzi na swoje regulaminy od 1 dnia. Plus tego rozwiązania jest taki, że nie musisz przygotowywać dodatkowej dokumentacji. Minus: musisz przejąć wszystkie zasady dotychczasowych regulaminów w poprzedniej firmie. Utrzymywanie takich „wielu” zasad dla pracowników może być trudne – bo wtedy np. możesz musieć utrzymać np. wyższą dietę za delegacje dla niektórych pracowników. Co powiedzą wtedy pozostali?
- przenosisz pracowników na swoje zasady. Wtedy najpóźniej 1 dnia (w dniu przejścia) trzeba podpisać z pracownikami porozumienie o stosowaniu Twoich regulaminów i zasad. Trochę zabawy, ale warto.
Komunikujesz się na bieżąco z pracownikami – albo spotkanie, albo listy, albo maile. Cokolwiek, co Ci pasuje. Ważne są też spotkania 1:1 – bez nich ten proces się nie uda. W oddzielnym wpisie podzielę się moimi rekomendacjami jak najlepiej zaplanować komunikację. Stay tuned!
Świętujesz 🙂 A poważnie – warto przywitać nowych pracowników w jakiś szczególny sposób. Niekoniecznie wydawać na ich rzecz wielką imprezę, ale choćby mała kartka na biurku „witaj w domu” albo „cześć, super Cię widzieć!” może zdziałać cuda.

O czym nie napisałem?

Choć ten wpis może (mógł?) się wydawać TL;DR, ale nie ująłem w tym wszystkiego. Proces przejmowania pracowników nie jest aż tak banalnie prosty. O czym więc nie napisałem? Na przykład:

o tym, jak się komunikować z pracownikami przejmowanymi/przekazywanymi
o tym, jak współpracować z przedstawicielami HR „drugiej strony”
o migracji danych kadrowo-płacowych
o komunikacji „na zewnątrz” – tzn. do reszty pracowników/reprezentacji pracowników/związków zawodowych

O tym wszystkim pewnie jeszcze napiszę. Przyda Ci się? Daj mi znać.

Praca zdalna. Raport FBI.

FBI to Future Business Institute, ale i tak brzmi intrygująco, prawda? 🙂

Do rzeczy. Raport ma 24 strony, wiele danych z ankiety opatrzonej komentarzami ekspertów – m.in. dr hab Tomasza Rostkowskiego, prof. SGH (polecam ironiczno-sarkastyczny styl, jakże mi bliski!), czy Jacka Santorskiego. Jest tu wiele opinii m.in. o kodeksie pracy (do stworzenia od nowa!), utrzymaniu efektywności pracy, sposobów zarządzania zespołami online, wyzwaniach technologicznych i jak bardzo się myliliśmy myśląc, że to wszystko pestka! Online – offline, co za różnica! A jednak jest! I oczywiście: bez zaskoczeń, nie byliśmy i nie jesteśmy gotowi do pracy zdalnej czy telepracy. Po lekturze tego raportu przynajmniej możemy stworzyć sobie listę: „o czym trzeba pamiętać/co przepracować, żeby to zadziałało.”

Warto przeczytać.

Raport jest do pobrania tutaj: https://futurebusiness.institute/t/raporty/pobierz/praca-zdalna-po-pandemii-koronawirusa/

Powrót do biur

Powrót do biur i praca hybrydowa stały się ostatnio gorącym tematem. Mam to szczęście, że niedawno brałem udział w zajęciach z profesorem ze Stanford University – Nicholasem Bloomem na ten właśnie temat. Pan Bloom zajmuje się pracą z domu od conajmniej kilkunastu lat. W tym czasie przeprowadził szeroko zakrojone badania (w Chinach) na ten temat. Kilka wniosków z jego badań (opublikowanych m.in. tutaj):

praca z domu to ok. 13% więcej czasu spędzonego na pracy (a nie np. przerwach na kawę)
pracujący z domu są bardziej zadowoleni z pracy, ale…
… mają też wyraźnie mniejsze szanse na awans niż pracujący z biura

Więc co z tym powrotem do biur i pracą hybrydową?

Według Blooma większość firm na świecie planuje wracać w trybie 3/2 – tzn. 3 dni z biura, 2 dni z domu. Dlaczego tak? Okazuje się (z mojego badania w firmie wychodzi to samo), że znacząca większość ludzi nie chce ani pracować w całości z domu, ani w całości z biura. Rozwiązanie 3/2 daje największą szansę na to, żeby skorzystać z „premii” pracy z domu i pracy z biura. No dobrze, tylko jak?

Pracownicy wyceniają pracę z domu na ok. 8% wynagrodzenia brutto.
Nicholas Bloom

Jest kilka rzeczy, na które p. Bloom zwraca uwagę:

praca z biura ma w 100% służyć socjalizowaniu się – spotkaniom, wymianie wiedzy, wspólnej pracy, plotkom i wspólnym kawkom, lanczom, świętowaniu czy spotkaniom statusowym
praca z domu ma służyć w 100% pracy koncepcyjnej lub niewymagającej specjalnego kontaktu z innymi – np. tworzenie dokumentacji, analiz itp.

Jak to zrobić dobrze?

wybór dni pracy z biura/domu jest wyborem firmy/zespołu, a nie pojedynczych pracowników. Dlaczego? Żeby w pełni skorzystać z dobrodziejstw pracy z biura (socjalizacja!) i pracy z domu (koncentracja!), wszyscy członkowie zespołu powinni być obecni w biurze jednocześnie. Jeśli każdy będzie sobie wybierał, to nie będzie takich wspólnych dni.
jeśli zdarzą się telekonferencje łączące ludzi z biura z tymi pracującymi z domu, ludzie w biurze nie powinni brać udziału w telekonferencji ze wspólnego pomieszczenia. Dlaczego? Żeby nie było dzielenia na „nas” i „was”, a także wymieniania informacji poza telekonferencją – np. na wyciszeniu, albo tuż po spotkaniu przy kawce. Stawiałoby to w gorszym położeniu osoby pracujące z domu.

Praca z domu (fragment prezentacji Nicholasa Blooma) — Praca z domu – fragment prezentacji Nicholasa Blooma

Kiedy powrót do biur?

Jednocześnie, w USA (oczywiście!), najczęściej pojawiają się deklaracje firm o powrocie po dniu pracy (tak, tak!) – czyli Labour Day. W 2021 roku to święteo wypada w USA 6 września. W Polsce musimy pamiętać, że szczepienia w USA idą nieco szybciej niż w Polsce, więc podobny poziom zaszczepienia powinniśmy uzyskać pewnie około listopada-grudnia 2021.

Czy to znaczy, że polskie firmy wrócą do biur dopiero od listopada? Myślę, że nie. Spodziewam się zwiększonych powrotów już od lipca 2021 ze względu na sezon urlopowy. Wtedy łatwiej jest „wpuścić do biur” mniejsze grupy pracowników i przetestować rozwiązania. Co więcej, nie wydaje się, żeby Polska osiągnęła np. 80% wyszczepienia (niestety), więc powrót do biur wcześniej jest jak najbardziej osiągalny. Przykładowo – urzędy już powoli wracają do pracy z biur (przyłady z Trójmiasta na trojmiasto.pl).

O czym jeszcze pamiętać? Jak powinna działać praca hybrydowa?

Dobre pytanie. Tak naprawdę, wszyscy będą testować pracę hybrydową na bieżąco. Dopiero w praktyce okaże się, jakie skutki taka praca przyniesie. A o czym od razu można pomyśleć?

w jaki sposób integrować zespoły pomiędzy sobą – bo niektóre zespoły będą się „mijać” w biurze?
jak zadbać o równomierny rozkład awansów ludzi, którzy będą w biurze w porównaniu do tych, którzy w biurze w ogóle nie będą (np. pracując zdalnie z innego miasta)?
w jaki sposób dbać o dokumentowanie ustaleń ze spotkań – tak, aby osoby nieobecne mogły się z nimi zapoznawać?
czy można nagrywać spotkania, żeby ktoś inny mógł je później odsłuchać i dowiedzieć się, jaka była dyskusja o rozwiązaniach czy tematach, lub co dokładnie zostało powiedziane/wykluczone?
co w przypadku, gdy ktoś pracując zdalnie ma awarię internetu i nie może się połączyć?
czy funkcje wsparcia (HR, IT, administracja) powinny pracować 5 dni w tygodniu z biura, czy może jakoś rotować?
jak onboardować nowych pracowników w takim ustawieniu? czy powinni dłużej być w biurze na początku swojej drogi w firmie?
jak zwalniać pracowników – czy wtedy, kiedy pracują z domu, czy bezpośrednio w biurze? (o zwalnianiu w trakcie pracy z domu pisałem tutaj)

A Ty, jakie masz jeszcze wątpliwości? Czy powrót do biur i praca hybrydowa są dla Ciebie łatwe do zorganizowania?

W czym Wietnam jest lepszy od Polski? Czyli jak zwolnić zdalnie pracownika.

Są takie chwile, kiedy prawdziwy HR-owiec czuje się zagubiony, porzucony, osamotniony… Dlaczego?

#Duma

Czytam ranking Hackerrank i widzę, że Polska jest w czołówce krajów z najlepszymi programistami na świecie (ranking 2018, ranking 2016). Czytam ranking najlepszych miejsc do odwiedzenia i widzę Gdańsk (tutaj). Myślę: fantastycznie jest żyć w Polsce, miejscu, które było (jest?) „zieloną wyspą” rozwoju gospodarczego. Kraju dumnym z „Solidarności”, własnej historii, papieża-Polaka. Kraju zwycięskich porażek (w piłce nożnej i głosowaniach w UE), gościnności (ale nie dla uchodźców!) i wielu innych rzeczy… I zadaję sobie pytanie: jak to jest, że pracownik wyjeżdżający na urlop do Wietnamu wysyła maila, że on to jednak tam zostaje – znalazł tam pracę i nie wraca…

Nie wracasz? OK, ale…

Dobra, każdy może się zakochać, może mu zabraknąć pieniędzy albo złamać nogę czy przypomnieć sobie, że jest poszukiwany listem gończym w Europie. Ok, zdarza się. Ale prawdziwy HR-owiec zadaje sobie pytanie: „jak żyć?”. Dlaczego? Bo porzucenie pracy w ten sposób powoduje rzeczywiste wyzwanie od strony formalnej.

Polskie prawo jest tak skonstruowane, że rozwiązując z kimś umowę o pracę, trzeba to zrobić pisemnie. W zasadzie to pracownik musi potwierdzić, że odebrał taki dokument (z pewnymi wyjątkami, ale o tym dalej). No i teraz – jak to zrobić, jeśli pracownik jest w Wietnamie, wyprowadził się z Polski, a w ogóle to jest Holendrem i nie mieszka na stałe w Polsce?

Opcje są 2:

Wysyłasz mu maila na wcześniej podanego maila prywatnego i jednocześnie służbowego (bo a nuż odbierze maila jedząc sajgonkę?) z załączonym wypowiedzeniem albo „dyscyplinarką”. Ktoś by mógł pomyśleć – cóż prostszego? A tu niespodzianka, bo taki dokument musi zostać podpisany podpisem kwalifikowanym (wikipedia). To też jednak nie wystarczy, bo trzeba jeszcze dostać potwierdzenie dostarczenia i odczytania. Technicznie – Outlook może czegoś takiego zażądać. Ale np. gmail odbiorcy już niekoniecznie to wyśle i trzeba czekać na maila z dobrowolną odpowiedzią naszego (byłego?) pracownika.
Wysyłasz mu pocztą list polecony ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. I już po miesiącu (dwukrotna próba wysyłki, awiza itd.) można odtrąbić sukces. Ale tylko wtedy gdy Poczta Polska dostarczy awizo z informacją: „przesyłka niedostarczona, podjęto 2 próby dostarczenia”. Wkładasz dokument i to awizo do teczki osobowej i posprzątane. Czy Deutche Post / PostNL /… też mają takie standardy i można to też uznać za prawidłowe dostarczenie wypowiedzenia/dyscyplinarki? Tu już można mieć wątpliwości.

No i tak, porzucony, osamotniony HR-owiec zostaje ze swoim złamanym sercem i ryzykiem, że kiedyś ktoś podważy takiego emaila. Emaila, którego odbiór nie został potwierdzony i awizem z obcej poczty, której polski sąd pracy może kiedyś nie uznać za wystarczający… Jak żyć?