Idziemy na zakupy, przejścia pracowników – z czym to się je?

Wszystko się zmienia i gdy nic się nie zmienia

W zasadzie czy jest kryzys, czy hossa, zdarzają się przejęcia firm albo ich części, a co za tym idzie – transfery pracowników. Jak to wygląda w praktyce? W tym wpisie opiszę proces od strony prawnej, ale też ludzkiej – czyli co zrobić, żeby po prostu wyszło dobrze.

Przejścia pracowników wynikają ze zmian biznesowych, a nie odwrotnie. Nie piszę tu o “podkupowaniu” pracowników i przejmowaniu (wrogim?) pracowników konkurencji albo dostawców. Piszę o umowie pomiędzy 2 firmami – przejęciu firmy lub jej części albo przeniesieniu części działalności do dostawcy (outsourcing). W każdej z tych sytuacji mamy do czynienia z “przejściem (części) zakładu pracy na nowego pracodawcę” (art. 23.1 kodeksu pracy). Szukając głębiej – dotrzemy do “Acquired Rights Directive” albo “Transfer of Undertakings” (dyrektywa tutaj)

Transfery pracowników mają dwa kierunki – albo pracowników “oddajesz”, albo “przejmujesz”. 

Gdy “oddajesz”

To prostsza procedura. W dużym uproszczeniu:

1. Podpisujesz umowę biznesową z partnerem (klientem/dostawcą), w której uzgadniasz warunki przejścia i inne elementy, w szczególności:
   • klauzulę dot. przetwarzania danych osobowych
   • umowę o przekazaniu środków z ZFŚS (można ją zawrzeć też później)
   • zasady dot. udostępniania Twoich wewnętrznych procedur/dokumentów – np. regulaminów pracy, wynagradzania, telepracy, ZFŚS, zasad dotyczących świadczeń pozapłacowych
2. Informujesz pracowników lub związki zawodowe. Ważne: jeśli masz u siebie związki zawodowe, to w zasadzie po formalnym poinformowaniu związków zawodowych nie musisz informować pracowników (kuriozum, prawda?)
3. Przekazujesz “pracodawcy przejmującemu” dane pracowników, procedury, opisy, regulaminy itd. (zgodnie z umową z punktu 1).
4. Żegnasz się z pracownikami (może warto im jakoś podziękować? zorganizować specjalne spotkanie?)
5. Przekazujesz teczki osobowe pracowników nowemu pracodawcy

Posprzątane.

Gdy “przejmujesz”

Tu robi się trochę trudniej. Ale spokojnie, po kolei:

1. Podpisujesz umowę biznesową z partnerem (klientem/dostawcą), w której uzgadniasz warunki przejścia i inne elementy, w szczególności:
   • klauzulę dot. przetwarzania danych osobowych
   • umowę o przekazaniu środków z ZFŚS (można ją zawrzeć też później)
   • zasady dot. udostępnienia wewnętrznych procedur/dokumentów – np. regulaminów pracy, wynagradzania, telepracy, ZFŚS, zasad dotyczących świadczeń pozapłacowych
2. Porównujesz wszystkie świadczenia, które otrzymują pracownicy po to, żeby zapewnić “takie same lub lepsze” warunki zatrudnienia (to wymaganie prawne, a nie tylko dobra wola pracodawcy). Pamiętaj, żeby sprawdzić też takie rzeczy, jak:
   • fundusze emerytalne
   • opcje na akcje/akcje
   • zniżki na produkty firmy
   • dodatkowe dni urlopu/święta
   • świadczenia wpisane do umów o pracę/Regulaminu Wynagradzania
   • świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)
3. Decydujesz, co zrobisz ze świadczeniami, które się różnią:
   • jeśli masz “lepsze” – nic nie musisz robić 😉
   • jeśli są takie, które masz “podobne” – np. opieka medyczna ale w innym zakresie, możesz zmienić dotychczasowe świadczenia albo (co nieco bardziej ryzykowne, ale też możliwe) – stwierdzić, że warunki się nie pogorszyły, bo świadczenie to świadczenie, a detale są nieistotne
   • jeśli są takie, które możesz wprowadzić na nowo – możesz je wprowadzić (np. ubezpieczenie na życie/opiekę medyczną itp.)
   • jeśli są takie, których nie chcesz/nie możesz utrzymać – czyli wprowadzić dla wszystkich (bo to mogłoby skutkować jakąś dyskryminacją) – możesz je “zmonetyzować”, czyli przeliczyć na złotówki i dodać do wynagrodzenia (zdecydowanie zalecam dokładanie ich jako „dodatki” – wtedy w razie wprowadzenia takich benefitów w przyszłości będzie można się wycofać z „dodatku”)
4. Przygotowujesz dokumentację. Opcje są w zasadzie 2:
   • zostawiasz „jak jest”, czyli nie przenosisz ludzi na swoje regulaminy od 1 dnia. Plus tego rozwiązania jest taki, że nie musisz przygotowywać dodatkowej dokumentacji. Minus: musisz przejąć wszystkie zasady dotychczasowych regulaminów w poprzedniej firmie. Utrzymywanie takich „wielu” zasad dla pracowników może być trudne – bo wtedy np. możesz musieć utrzymać np. wyższą dietę za delegacje dla niektórych pracowników. Co powiedzą wtedy pozostali?
   • przenosisz pracowników na swoje zasady. Wtedy najpóźniej 1 dnia (w dniu przejścia) trzeba podpisać z pracownikami porozumienie o stosowaniu Twoich regulaminów i zasad. Trochę zabawy, ale warto.
5. Komunikujesz się na bieżąco z pracownikami – albo spotkanie, albo listy, albo maile. Cokolwiek, co Ci pasuje. Ważne są też spotkania 1:1 – bez nich ten proces się nie uda. W oddzielnym wpisie podzielę się moimi rekomendacjami jak najlepiej zaplanować komunikację. Stay tuned!
6. Świętujesz 🙂 A poważnie – warto przywitać nowych pracowników w jakiś szczególny sposób. Niekoniecznie wydawać na ich rzecz wielką imprezę, ale choćby mała kartka na biurku „witaj w domu” albo „cześć, super Cię widzieć!” może zdziałać cuda.

O czym nie napisałem?

Choć ten wpis może (mógł?) się wydawać TL;DR, ale nie ująłem w tym wszystkiego. Proces przejmowania pracowników nie jest aż tak banalnie prosty. O czym więc nie napisałem? Na przykład:

• o tym, jak się komunikować z pracownikami przejmowanymi/przekazywanymi
• o tym, jak współpracować z przedstawicielami HR „drugiej strony”
• o migracji danych kadrowo-płacowych
• o komunikacji „na zewnątrz” – tzn. do reszty pracowników/reprezentacji pracowników/związków zawodowych

O tym wszystkim pewnie jeszcze napiszę. Przyda Ci się? Daj mi znać.